Informativa ai fini privacy ai sensi dell'art. 13 Reg. UE n. 679/2016

 

Egregio Signore, Gentile Signora,

la società Track One S.r.l., - P.I.: 03014370369 - con sede in 41123 Modena (MO), alla Via A.G.Barrili n.115, in persona del legale rapp.te p.t in qualità di titolare del trattamento (in seguito “Titolare”), desidera informarLa che, ai sensi dell'art. 13 del Reg. UE n. 679/2016 (d’ora in avanti anche “GDPR”), ha necessità di procedere al trattamento dei dati personali da Lei forniti in sede di sottoscrizione di Contratto e/o di Ordine di Vendita per la fornitura dei beni ovvero in sede di ritiro della merce (ad es. attraverso DDT o CMR), nel rispetto delle normative vigenti e secondo quanto di seguito meglio specificato.

 

1. Oggetto del Trattamento e categorie di dati trattati:

Il Titolare tratta i dati personali identificativi raccolti presso di Lei in occasione della sottoscrizione del Contratto e/o dell’Ordine di Vendita per la fornitura dei beni (anche attraverso l’apposita sezione e-commerce presente sul sito della Track One S.r.l.) ovvero in sede di ritiro della merce (ad es. attraverso DDT o CMR). A titolo esemplificativo tali dati possono includere dati anagrafici (ad es. nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, carta di identità del legale rapp.te della società cliente e/o di eventuali referenti della stessa), dati di contatto (ad. es. esempio numeri di telefono o indirizzi di posta elettronica), informazioni finanziarie (ad es. riferimenti bancari).

Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati da soggetti minori di anni 18.

 

2. Finalità, base giuridica del trattamento e conseguenze della mancata comunicazione dei Dati

I Suoi Dati sono trattati in modo lecito e secondo correttezza per le finalità nel seguito descritte.

 

A. Necessità di eseguire il Contratto o di eseguire attività precontrattuali su Sua richiesta.

Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima il conseguente trattamento, in quanto per il Titolare è necessario svolgere ogni attività preliminare finalizzata a dar seguito alla Sua richiesta di acquisto di beni (ad es. a mezzo contratto ovvero ordine di vendita, etc.) e quelle relative all’esecuzione dei conseguenti obblighi contrattuali, ivi inclusa la risoluzione di eventuali problematiche successive all’acquisto e l’adempimento delle incombenze amministrativo - contabili (tra cui, a titolo esemplificativo, fatturazione, archiviazioni storiche, recupero crediti - anche attuato mediante fattorizzazione, assicurazione del credito, cessione del credito -, etc.).

Il conferimento dei dati necessari a tali fini rappresenta, di caso in caso, un obbligo contrattuale o un requisito necessario alla conclusione del Contratto. In caso di mancato conferimento il Titolare potrebbe trovarsi nell’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale o di dare esecuzione allo stesso.

 

B. Necessità di adempiere ad obblighi legali.

Il Titolare è infatti tenuto all’adempimento di obblighi legali, contabili, fiscali, amministrativi e contrattuali connessi all’erogazione delle prestazioni o dei servizi richiesti, nonché alla corretta gestione dei rapporti con autorità, organi di controllo ed enti pubblici terzi per finalità connesse a particolari richieste, all'adempimento di obblighi di legge o ad altre procedure.

Il conferimento dei dati necessari a tali fini rappresenta un obbligo legale. In caso di mancato conferimento il Titolare potrebbe trovarsi nell’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale e potrebbe avere l’obbligo di effettuare segnalazioni alle Autorità di volta in volta competenti.

 

C. Legittimo interesse.

Il Titolare intende altresì trattare i Suoi dati personali al fine di predisporre specifiche misure finalizzate alla tutela contro il rischio di credito, incluse le attività finalizzate all’identificazione del Cliente e della sua affidabilità finanziaria.

Si fonda sul legittimo interesse del Titolare anche il trattamento dei Suoi dati personali effettuato in occasione di attività di audit e controllo sia interne alla Track One S.r.l. che da parte di società terze.

In questi casi il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare ed è pertanto necessario al fine di dar seguito alle Sue richieste.

 

D. Promozione commerciale, vendita e miglioramento di prodotti e servizi, ricerche di mercato (marketing diretto).

Esclusivamente previo Suo specifico e distinto consenso (ex art. 7 GDPR), che Lei è libero di dare o meno, tali attività sono finalizzate a:

D.1. consentire al Titolare di svolgere ricerche di mercato e analisi tese a rilevare il grado di soddisfazione della clientela sulla qualità e tipologia dei servizi resi e di iniziative relative al miglioramento dei servizi forniti, nonché di inviarLe materiale promozionale e/o comunicazioni ed informazioni di natura commerciale e di marketing diretto sui nuovi prodotti messi in vendita e sui nuovi servizi offerti dal Titolare ovvero da soggetti terzi (tra i quali rientrano anche le altre società del Gruppo USCO S.p.A.), nonché sulle relative offerte, sugli sconti e su ogni altra iniziativa promozionale e di fidelizzazione a Lei riservata, per mezzo di sistemi di contatto tradizionali (posta cartacea ovvero chiamate tramite operatore);

D.2. consentire al Titolare di svolgere ricerche di mercato e analisi tese a rilevare il grado di soddisfazione della clientela sulla qualità e tipologia dei servizi resi e di iniziative relative al miglioramento dei servizi forniti, nonché di inviarLe materiale promozionale e/o comunicazioni ed informazioni di natura commerciale e di marketing diretto sui nuovi prodotti messi in vendita e sui nuovi servizi offerti dal Titolare ovvero da soggetti terzi (tra i quali rientrano anche le altre società del Gruppo USCO S.p.A.), nonché sulle relative offerte, sugli sconti e su ogni altra iniziativa promozionale e di fidelizzazione a Lei riservata, con l’uso di sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata senza l’intervento di un operatore, ovvero mediante posta elettronica e/o messaggi di tipo SMS (Short Message Service).

Il trattamento dei Dati ai predetti fini (sia “D.1.” che “D.2.”) è ammesso in relazione alla libera circolazione dei dati come prevista dal GDPR e si può concretizzare in attività volte a soddisfare i legittimi interessi commerciali del Titolare, tra cui le attività di sviluppo commerciale da quest’ultimo svolte.

Il conferimento dei Dati per dette finalità è facoltativo. Lei può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere comunicazioni commerciali e materiale promozionale inerenti ai servizi offerti dal Titolare.

 

E. Erogazione di prodotti e servizi “su misura” ed elaborazione di informazioni relativi a preferenze, abitudini, scelte di consumo (profilazione).

Esclusivamente previo Suo specifico e distinto consenso (ex art. 7 GDPR), che Lei è libero di dare o meno, il Titolare potrebbe avere la necessità di elaborare informazioni relativi a preferenze, abitudini, scelte di consumo finalizzate a suddividere gli interessati in gruppi omogenei per comportamenti o caratteristiche (profilazione), anche mediante l’impiego di tecniche o algoritmi e sistemi informatici evoluti e anche attraverso l’arricchimento dei dati, al fine di sviluppare, promuovere ed erogare prodotti e servizi “su misura” del Titolare ovvero di soggetti terzi [tra i quali rientrano anche eventuali società a qualsiasi titolo legate (controllanti, controllate e/o collegate) alla Track One S.r.l.].

Il conferimento dei Dati per dette finalità facoltativo. Lei può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere comunicazioni commerciali dedicate.

 

3. Modalità del trattamento:

Il trattamento dei Suoi Dati è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione dei Dati.

I Suoi Dati sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

I Dati acquisiti formano oggetto di trattamento, nel pieno rispetto delle norme di legge, nonché dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, non eccedenza e tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

 

4. Periodo di conservazione dei Dati:

Il Titolare conserva i Dati nel rispetto delle leggi locali e delle politiche e procedure aziendali interne per il tempo necessario allo scopo di adempiere le finalità di cui sopra e soddisfare i propri legittimi interessi commerciali, obblighi giuridici ovvero per stabilire, esercitare o difendere diritti legali. Esaurita la necessità di conservazione dei Dati per detti scopi, i medesimi saranno eliminati in maniera sicura. Per maggiori informazioni sulla politica sulla conservazione dei documenti, è possibile consultare la policy <Track One S.r.l.> di ritenzione dei dati personali sul sito  http://www.iubenda.com/privacy-policy/146028

 

5. Categorie di destinatari dei dati personali:

I Suoi Dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra descritte:

  • a dipendenti e collaboratori del Titolare in Italia ed eventualmente anche all’estero, nella loro qualità di responsabili e/o sub-responsabili ovvero persone autorizzate al trattamento ai sensi del GDPR, e/o soggetti muniti di specifiche funzioni e compiti ex art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2003;
  • ad altre società a qualsiasi titolo legate (controllanti, controllate e/o collegate) alla Track One S.r.l. sia in Italia che se del caso all’estero e ai dipendenti e collaboratori delle stesse (ad esempio per finalità amministrative e contabili);
  • a società terze o altri soggetti (a titolo meramente indicativo e non esaustivo, istituti di credito, intermediari finanziari, istituti assicurativi del credito, studi professionali, consulenti, Agenzie di viaggio per l’organizzazione di trasferte - prenotazione voli, treni, pernottamenti - etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento, tra cui i fornitori o i soggetti incaricati ad eseguire servizi accessori o strumentali alle finalità sopra indicate, con cui il Titolare stipuli appositi accordi. 

Il Titolare si riserva inoltre la facoltà di rendere accessibili i dati personali ad alcune terze parti, fra cui: provider IT per finalità di sviluppo di sistemi e assistenza tecnica; revisori e consulenti per accertare la conformità ai requisiti esterni e interni; enti legali, agenzie preposte all'applicazione della legge e parti in causa conformemente a obblighi giuridici di informativa o pretese; eventuali successori o partner commerciali del Titolare o di società a quest’ultimo legate (controllanti, controllate e/o collegate) in caso di vendita, cessione o altre operazioni straordinarie, se del caso anche società terze a vario titolo coinvolte dal Titolare nelle predette operazioni; forze di polizia, forze armate ed altre amministrazioni pubbliche, per l'adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria.

Nel caso in cui detti soggetti siano stabiliti in Paesi extra-UE il Titolare assicura che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea, come previsto al successivo articolo.

 

6. Trasferimento Dati:

I Dati sono conservati su server e strumenti di archiviazione ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, ha la facoltà di trasferire i dati anche in Paesi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo riconosciuti dalla Commissione Europea e che garantiscano un livello adeguato di protezione dei dati personali ovvero, in caso contrario, solo se sia garantito contrattualmente un livello di protezione dei dati personali adeguato rispetto a quello dell’Unione Europea e sia assicurato l’esercizio dei diritti degli interessati. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Il Titolare applicherà ai predetti trasferimenti tutte le tutele necessarie ai sensi della vigente normativa in materia di privacy.

 

7. Diritti dell’interessato:

Nella Sua qualità di interessato, Lei ha i diritti di cui agli artt. 13, comma 2, lettere b), c) e d), 15, 16, 17, 18, 19 e 21 GDPR (ove compatibili con riferimento a ciascun trattamento di dati rilevante ai fini del GDPR) e precisamente i diritti di:

˗      ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;

˗        ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei Dati (qualora non siano stati ottenuti presso l’interessato); b) delle finalità e modalità del trattamento, nonché della relativa base giuridica; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del Titolare, dei responsabili del trattamento, del Responsabile della protezione dei dati e del rappresentante eventualmente designato ai sensi dell’art. 13, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i Dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili del trattamento o rappresentante designato nel territorio dello Stato;

˗      ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei Dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati personali trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati personali sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

˗      opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei Dati che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

˗        ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16 - 21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante (i contatti del Garante per la Protezione dei Dati Personali sono consultabili sul sito www.garanteprivacy.it);

˗        revocare in qualsiasi momento il proprio consenso eventualmente prestato, fermo restando che la mancata disponibilità di determinate categorie di dati non potrà consentire alla Società di gestire il rapporto contrattuale.

 

8. Modalità di esercizio dei diritti:

Lei potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti o formulare una richiesta inviando: una raccomandata a.r. Track One S.r.l., - P.I.: 03014370369 - con sede in 41123 Modena (MO), alla Via A.G.Barrili n.115, in persona del legale rappresentante p.t.; ovvero una e-mail all’indirizzo: privacy@usco.it

Il termine per la risposta è di un mese. Il predetto termine può essere prorogato di due mesi in casi particolarmente complessi: ove ciò si verificasse, entro un mese il Titolare fornirà una comunicazione relativa ai motivi della proroga.

Il Titolare ha il diritto di richiedere le informazioni necessarie per l’identificazione del richiedente.

In termini generali l’esercizio dei diritti è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, per cui il Titolare può riservarsi la facoltà di richiedere all’interessato un ragionevole contributo spese basato sui costi amministrativi da sostenere. 

 

9. Titolare e Responsabili del trattamento:

Il Titolare è la società Track One S.r.l., - P.I.: 03014370369 - con sede in 41123 Modena (MO), alla Via A.G.Barrili n.115, in persona del legale rappresentante p.t.

L’elenco delle categorie dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.